Comment travailler avec un indépendant ?

23 juin 2020

Si travailler en indépendant et devenir son propre patron ne s’improvise pas, travailler avec un indépendant non plus. Va t-il réellement s’impliquer dans la tâche ? Va t-il respecter les horaires ? Pourrai-je l’intégrer facilement dans mes projets et se fera t-il à nos méthodes ? Beaucoup de questions se posent pour savoir s’il est possible de travailler efficacement avec un indépendant freelance. 

Comment fonctionne un indépendant freelance ?

Comme son nom l’indique un freelance indépendant est avant tout indépendant. De fait, il est son propre patron et il a souvent une méthode bien à lui de gérer ses missions. On peut remarquer chez lui des qualités qui permettent de travailler efficacement avec un indépendant freelance:

  • une grande autonomie : l’indépendant freelance n’a pas besoin qu'on vienne lui dire ce qu’il doit faire ni comment entreprendre son travail
  • une implication complète : comme il travaille sur un projet bien précis, le travailleur freelance s’implique totalement à chacune des missions.   
  • il est audacieux : travailler à son compte, nécessite de ne compter que sur soi pour se faire connaître. Une mission est une vraie carte de visite. De ce fait, le freelance n’accepte que des missions d’envergure dans lesquelles il s’implique totalement.
  • il est conscient des enjeux : comme il gère sa propre entreprise, le freelance est conscient des choses importantes et des enjeux.
  • Il a une rémunération fixe : le travailleur indépendant ne perçoit pas de salaire sauf en cas de portage salarial. En revanche, il facture au TJM, le taux journalier moyen. L’avantage, c’est qu’il n’y a pas de charges sociales ou charges salariales prises dessus. Ainsi, si un freelance vous propose un TJM, il est simple de voir ce que cela aurait pu vous coûter avec un salarié grâce à un simulateur.

Comme le travailleur indépendant n’est pas un salarié, on ne peut pas exiger de lui les mêmes choses. En effet, en termes d’horaires par exemple, il est difficile de lui en imposer. Néanmoins, on peut travailler efficacement avec un indépendant en définissant une tranche horaire commune. Cela sera nécessaire notamment dans le cas d’un travail sur un projet en équipe. Le freelance est un travailleur indépendant, mais il doit faire en sorte de s’intégrer au mieux dans l’entreprise cliente.

Bien sûr, le travailleur indépendant n’ayant pas un statut de salarié on aurait tendance à ne rien formaliser. Or, c’est l’inverse, on ne passe pas d’accord oraux. Tout doit être stipulé de façon écrite et bien stipulé.

Que faire pour travailler efficacement avec un indépendant freelance ?

Travailler efficacement avec un indépendant freelance nécessite de bien définir certains points. L’un de ces points concerne le cadrage de la mission. Il est essentiel de bien définir les enjeux de celle-ci et d’en faire le tour. Cela s’appelle le cahier des charges ou le briefing

Un bon briefing doit comporter les éléments suivants :

  • La raison de la mission : mettre en avant les problématiques et les objectifs de la mission. Ce sera le fil conducteur pour travailler efficacement avec l’indépendant freelance
  • Définir les personnes impliquées : si le travailleur indépendant doit interférer avec d’autres services, il est essentiel de les définir. Pour pouvoir agir efficacement, l’indépendant freelance doit comprendre le côté formel et informel de l’environnement de travail. Il devra également avoir le nom d’un interlocuteur vers qui se tourner en cas de soucis.
  • Les étapes du projet : le projet doit être un minimum défini même si celui-ci doit être amené à évoluer. Cela permet au freelance s’il doit travailler à domicile de savoir quoi faire. Un chargé de projet peut définir une roadmap, des objectifs précis et encore un planning à tenir.
  • Les livrables : si le projet doit comprendre des livrables, il est nécessaire que ceux-ci soient spécifiés. Par exemple à la fin d’une mission, travailler efficacement avec un freelance implique de rendre un rapport de recettes. Le rapport de recettes permet de garantir que les tâches ont été exécutées de manière conforme au cahier des charges. Il ne faut pas oublier que s’il est expert dans son domaine, le freelance est un travailleur indépendant extérieur à votre entreprise.
  • Les objectifs fixé : si le consultant freelance intervient pour une mission avec des objectifs, ils doivent être clairement définis. Ainsi, un développeur d’application doit savoir combien d’internautes sont visés. Un freelance en marketing doit connaître le taux de conversion visé. Les objectifs doivent être des objectifs dits SMART pour donner une ligne de conduite.
  • Les moyens accordés : travailler de manière indépendante, ne veut pas dire travailler sans aucun moyen. Ainsi, il faudra lui définir le budget alloué, le lieu où se mettre et le matériel informatique.

Quelle organisation pour travailler avec un indépendant freelance ?

Du fait de son statut juridique indépendant, travailler efficacement avec un indépendant est assez simple. Il n’est pas nécessaire de faire une déclaration d’embauche comme pour le salariat. Cependant, pour s’assurer que les parties soient réglos, il convient de prendre certaines mesures.

Démarrer une mission avec un freelance

Voilà, vous avez choisi entre un statut freelance ou une mission en portage salarial ? Il est temps maintenant de commencer la mission !

Démarrer une mission avec un travailleur indépendant ne demande aucune préformalité. Néanmoins, il convient d’établir un cadre formel de mission :

  • Établir un ordre de mission avec les tâches bien définies. En effet, cela permet d’avoir des bases relationnelles saines. Chacun connaît le rôle du freelance
  • Prévenir l’ensemble des collaborateurs concernés, de l’intervention d’un indépendant freelance. Définissez les raisons de son intervention, la durée et les personnes avec qui il devra collaborer. 
  • Si c’est possible, prévoyez même une rencontre avec les autres personnes.

Certaines mesures doivent être également prises en termes juridiques. C’est le cas notamment des clauses de non concurrence. Outre la clause de non-concurrence, il faut aussi évoquer la cession des droits ou la non-utilisation des créations.

Si la mission, une fois commencée est sujette à modification, il conviendra de faire un avenant. Cet avenant peut porter sur l’allongement de la durée ou une tâche supplémentaire.

Intégrer un indépendant freelance dans une équipe de projet :

Travailler efficacement avec un indépendant freelance dans un projet demande du doigté. En effet, les équipes sur un projet sont établies et ont l’habitude de travailler ensemble. L’arrivée d’une personne tierce peut causer quelques soucis ou des craintes. Ainsi pour rassurer tout le monde, il serait bon de :

  • Mettre en place des réunions hebdomadaires si la durée de la mission le permet. En cas de durée courte, on peut également fixer des points précis.Un travailleur à domicile appréciera ce fil rouge.
  • Utiliser un gestionnaire de projet pour que chacun puisse communiquer. On peut utiliser slack par exemple ou Trello. Ces outils collaboratifs sont très souvent utilisés.
  • Travailler en méthode Agile ou Scrum avec des briefings courts le matin par exemple.

Si le freelance indépendant travaille depuis son domicile, il faut veiller à l’intégrer. En effet, s’il travaille sur un projet en équipe, il devra être intégré à l’équipe. Les visio conférences et les réunions via Zoom ou encore whatsapp sont indispensables.

Faire un retour sur la mission du Freelance indépendant

Vous avez fait appel à un indépendant freelance pour la réalisation d’une mission ? Que la mission se soit déroulée sur quelques jours ou alors sur plusieurs semaines, le retour sur mission est indispensable.

Plusieurs aspects sont à envisager. Tout d’abord la recette et ensuite vos impressions. Faire la recette de la mission, c’est en fait en faire la réception. Il convient donc de noter sur un PV la conformité des tâches qui avaient été demandées dans le cahier des charges. Cela atteste de la conformité du travail exécuté. La signature du PV de réception ou du cahier de recette déclenche la fin de mission. A partir de là, le travailleur indépendant sera libéré de tout engagement envers l’entreprise cliente.

Quelles sont vos impressions sur le travail réalisé ? Comment s’est déroulée la mission ? Les relations entre le freelance et vous ou votre équipe ont-elles étés bonnes ? La fin de mission d’un travailleur indépendant dans votre équipe est tout autant importante que le début. En effet, un freelance, ne peut compter que sur lui-même pour se faire connaître. Ce que vous pensez de lui est donc primordial.

Les avis de fin de mission

Vous avez fait appel à un indépendant sur une plateforme freelance ? Laissez un commentaire sur son profil. Donnez une appréciation sur son travail et ses qualités professionnelles, mais aussi sur son savoir-être. Si le freelance a un site internet, laissez un avis positif sur son site. Vous connaissez des gens que cela pourrait intéresser ? Alors n’hésitez pas à le recommander. D’une manière générale, cela contribuera à travailler efficacement avec un indépendant freelance. 

En effet, si la mission freelance a été conforme à vos attentes, vous aurez plus de facilité à refaire appel à un freelance. Le même si vous avez été satisfait ou alors, un autre pour une autre tâche.

En conclusion, travailler efficacement avec un indépendant freelance demande simplement un cadrage. Si chacune des parties considère le freelance comme un membre à part entière de l’entreprise, la mission sera bénéfique. N’oubliez pas les contrats qui assurent une protection pour chacune des parties.

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