La boite à outils d'un entrepreneur freelance

1 juillet 2020

Se constituer une boite à outils d’un entrepreneur freelance quand on travaille à son compte est une nécessité. Freelance, indépendant, ou auto-entrepreneur, tout dépend du statut juridique choisi, il faut montrer plusieurs casquettes à la fois. Il faut assurer le développement commercial avec la prospection, mais aussi se transformer en secrétaire, développer son réseau ou encore se former. Mais que mettre dans sa boite à outil d’un entrepreneur freelance pour devenir un travailleur indépendant performant ? 

La boite à outils d’un freelance pour le développement commercial

Trouver des clients, décrocher de nouvelles missions, il ne suffit pas d’avoir estimé au mieux son TJM et son salaire pour avoir des contrats. Il faut être performant dans sa démarche et avoir la boite à outils d’un entrepreneur freelance pour son développement commercial. En effet, depuis que vous avez procédé à la création d’entreprise les choses ont pu changer.

Quand on travaille à son compte, il est essentiel de trouver la bonne boite à outils d’un entrepreneur freelance pour gagner du temps. En effet, de nombreuses tâches sont chronophages pour son développement commercial. C'est pourquoi, il est essentiel de trouver un bon CRM qui permettra de gérer les différentes étapes du contact client. De fait, le bon outil à glisser dans sa boite à outils d’un entrepreneur freelance doit impérativement vous permettre de gagner du temps. Un bon CRM doit centraliser toutes vos informations clients et les rendre très facilement accessibles. Vous devez y retrouver :

  • Les coordonnées de vos clients
  • Des documents essentiels relatifs aux missions
  • L’essentiel de vos contacts et de vos échanges
  • Les e-mails

Pour être efficace quand on est auto-entrepreneur ou freelance, il faut avoir des outils connectés aux autres. Il faut travailler depuis son domicile, mais aussi avoir accès à ses informations depuis n’importe où.

Les outils pour gérer vos e-mails :

La gestion des e-mails peut être grandement facilitée par l'utilisation de ressources très pratiques :

  • Boomerang : il vous permet de gérer au mieux votre temps dans le traitement de vos e-mails. Vous pouvez également les programmer. 
  • Hunter.io : permet de trouver toutes les adresses mails des professionnels. Très utile pour joindre directement le décideur d’une entreprise.
  • Voila Norbert : un outil parfait pour trouver des adresses de contacts et générer un maximum de leads.

Les outils pour gérer vos propositions :

La phase de prospection commerciale est l’une des plus importantes. Mais il est essentiel aussi de faire bonne impression. Aussi, établir une proposition commerciale qui soit très professionnelle est essentielle pour marquer les esprits. Certains outils proposent des modèles qu’il suffira de renseigner et d’adapter :

  • Proposify : cet outil en ligne permet d’établir de belles propositions. Vous y trouverez des modèles, la possibilité de signer électroniquement. Bien entendu, vous pourrez enregistrer les modèles pour les réutiliser.
  • Prospero : Prospero permet de créer de belles propositions commerciales pour impacter vos clients. Par ailleurs, c’est un outil qui aide également à déterminer le bon prix pour vos prestations. Son avantage réside dans les modules réutilisables. Les modules sont également accessibles depuis le Cloud.

Tâches administratives : une boite à outils performante

Être à son compte en tant que travailleur indépendant nécessite de gérer toute la partie administrative. Factures, contrats, relances clients, il est essentiel d’avoir dans sa boite à outil d’un entrepreneur freelance, un logiciel performant. De fait, ce dernier, ou encore une application devra vous aider à :

  • Etablir vos devis
  • Facturer vos propositions
  • Enregistrer vos réglements
  • Gérer vos relances
  • Offrir une gestion de clients
  • Proposer une gestion des tâches
  • Avoir des templates.

Travailler seul, implique de savoir gagner du temps et de l’efficacité. C’est pourquoi, choisir le bon outil de gestion est primordial. Non seulement il deviendra indispensable à votre gestion, mais en plus il vous permettra d’augmenter votre TJM. En effet, si vous désirez augmenter votre TJM défini au début de votre activité, gagner en efficacité est l’une des solutions.

Rendre sa gestion administrative efficace

La gestion administrative d'une activité professionnelle prend du temps. Les meilleurs outils à mettre dans votre boite à outils d’un entrepreneur freelance pour les tâches administratives sont :

  • Hellobonsai : un outil vraiment très complet avec des tâches simples. Il a l’avantage de présenter des modèles de contrats de prestation et de propositions. Il permet également de gérer des projets avec gestion des tâches et du temps. 
  • Calendar : Calendar est un véritable CRM, très simple d’utilisation qui offre une bonne centralisation des clients. L’offre gratuite est suffisante pour se lancer et travailler de façon indépendante. Calendar offre également la possibilité de faire des actions marketing.
  • HelloSign : est un outil qui permet de gérer les contrats. Il offre surtout une interface de signature électronique pour sécuriser encore plus vos contrats. 
  • Freshbooks : est un logiciel de comptabilité gratuite dans le cloud. Il permet de suivre la facturation, mais aussi d’accepter les paiements de vos clients.

Développer sa communication avec une boite à outil performante

Si développer son service commercial est une des tâches essentielles, développer sa communication l’est tout autant. Mettre en place une communication efficace quand on est micro entrepreneur n’est pas toujours simple. Créer des messages efficaces, avoir des visuels pertinents, allez à l’essentiel des messages de communication, il faut trouver les bons services.

Heureusement, de nombreux sites et outils sont pertinents pour les travailleurs indépendants. Comme pour les autres tâches, il sera indispensable de mettre des bons outils dans sa boite à outils d’un entrepreneur freelance. Ainsi, parmi les outils à utiliser pour sa communication, on peut citer :

  • Canva : Canva est l’outil le plus pratique et le plus facile à utiliser pour créer de beaux visuels. Grâce aux très nombreux template, vous pourrez très facilement créer des visuels de qualité.
  • Crello : Crello, est le petit frère de Canva. Il fonctionne de la même façon et permet de faire des visuels pour des affiches et des communications de grande ampleur.
  • InPixio Photo : si vous devez créer des visuels et ne connaissez pas Photoshop, InPixio photo sera à mettre impérativement dans votre boite à outils d’un entrepreneur Freelance. En effet, cet outil vous permettra facilement de supprimer des détails gênants sur un visuel ou de faire des photomontages. Parfait pour des néophytes du traitement photos avec un gain de temps assuré.

Les outils de contact :

Vos clients habitent trop loin pour organiser une rencontre ? De nombreuses plateformes permettent d’organiser des rencontres visuels et vous entretenir avec vos clients.

  • Zoom :  Zoom est l’une des interfaces les plus utilisées pour les séances en webcam. Il a également l’avantage de pouvoir organiser des conférences jusqu’à 100 personnes.
  • Whereby.com : cette plateforme de mise en relation est très facile à utiliser. Il suffit pour cela d’envoyer un lien d’invitation à une personne pour pouvoir réaliser une entrevue. Cet outil offre également la possibilité de partager un écran. Ce qui est très utile pour une présentation commerciale.

Les incontournables dans une boite à outil de réseau

Lorsque l’on est travailleur indépendant se faire connaître pour trouver des missions est primordial. Certains, trouveront des clients grâce aux anciennes missions, d’autres devront se constituer un réseau. En B2B, c’est à-dire en relation business to business, le passage obligé reste LinkedIn. Il est indispensable d’avoir dans sa boite à outils d’un entrepreneur freelance, un profil sur LinkedIn. Votre profil aidera à vous faire connaître, à présenter votre société, à développer votre réseau.

Si vous devez gérer tous vos réseaux sociaux, pensez qu’il existe des outils pour le faire. Ainsi, ces outils de gestions de réseaux vous font gagner du temps et multiplient votre présence. Gérez facilement tous vos posts sur les différents canaux, programmez vos publications et gérer votre e-réputation. Savoir ce que l’on dit de vous, même en tant qu’indépendant et essentiel.

Bien gérer vos réseaux

Ainsi, vos outils pour bien gérer et développer votre réseau sont :

  • Hootsuite : cet outil vous permettra d’avoir un aperçu complet de ce qui se passe sur les réseaux sociaux, de programmer vos publications et de savoir ce qui se publie et se dit sur les réseaux.
  • Buffer : Buffer est un outil très pratique qui vous permettra de programmer toutes vos publications sur les réseaux sociaux. Il suffit de connecter vos différents comptes pour faire une programmation complète de vos posts.
  • SmarterQueue : SmarterQueue est à la fois un outil de gestion de publications, mais également un outil de suggestion. C’est une bibliothèque tournante de contenus, si vous êtes en panne. Très utile pour un rédacteur freelance qui trouvera toujours un thème à aborder. Il permet également de faire une analyse complète de vos publications sur les réseaux sociaux.

Pour faire de la veille, Hootsuite répondra à vos besoins. Par contre, si vous devez enregistrer des sites, Pocket vous servira un peu de bloc-note.

En conclusion, la boite à outils d’un entrepreneur freelance, c’est avant tout se donner les moyens de gagner du temps. Aussi, quand on travaille seul, il faut savoir être efficace rapidement. Internet regorge de ressources destinées à centraliser les informations, automatiser les taches et être plus productif. Si les régimes d’indépendants sont différents, il conviendra de choisir les outils qui sont nécessaires. Inutiles de s’encombrer avec des logiciels ou des sites dont vous n’aurez jamais l’utilité. Visez en priorité, les fonctionnalités gratuites, tester les versions d’essai et choisissez des outils qui vous sont vraiment utiles. Sinon, vous perdrez en efficacité à vouloir passer d’un outil à l’autre.

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