Depuis la généralisation du travail hybride post-Covid, le taux d’occupation des bureaux a drastiquement chuté. Selon une récente étude de Knight Frank parue dans le média Challenges, les bureaux ne seraient occupés en moyenne qu’à 40 % aujourd’hui.
Dans ce contexte, de nombreuses entreprises ont décidé de supprimer le bureau individuel pour adopter une organisation en flex office.
Si ce nouveau modèle présente de nombreux avantages (rationalisation des surfaces immobilières, réduction des coûts et de l’empreinte carbone, notamment grâce à une meilleure gestion des ressources, possibilité d’intégrer une pluralité d’espaces collaboratifs et informels…), il s’accompagne également de défis organisationnels majeurs pour les entreprises :
C’est pourquoi les outils de gestion du flex office sont aujourd’hui indispensables pour que la mise en place du flex office ne se fasse pas au détriment de l’expérience collaborateur.
Un outil de gestion du flex office est un logiciel qui permet de réserver des bureaux, organiser les espaces de travail et analyser leur utilisation.
Concrètement, il permet de :
Les solutions les plus avancées permettent aussi d’exploiter la data pour optimiser les espaces.
Tout d’abord, un logiciel de flex office permet le desk booking, c’est-à-dire la réservation d’un poste de travail à l’avance. Cette fonctionnalité est clé, car elle évite qu’un collaborateur se rende au bureau sans poste de travail disponible.
Un outil de gestion du flex office permet également aux collaborateurs de partager leur planning de télétravail et ainsi d’apporter de la visibilité sur la présence de chacun dans les bureaux.
Chaque collaborateur peut ainsi organiser sa semaine hybride en fonction du planning des collègues avec qui il a besoin de travailler. D’après le baromètre Actineo 2025, la collaboration est aujourd’hui la première raison pour laquelle les collaborateurs se rendent au bureau. Il est donc crucial que vos équipes puissent savoir qui vient, quand, et à quel poste de travail.
Enfin, une application de flex office permet également d’exploiter les données de réservation et de présence pour obtenir des statistiques d’occupation des espaces de travail. Ces données sont précieuses pour comprendre comment vos collaborateurs utilisent les bureaux, identifier les zones en tension et celles sous-exploitées.
Après une étude approfondie des solutions de flex office du marché, voici une sélection des 5 outils les plus utilisés, dont les principales caractéristiques sont détaillées plus bas dans l’article.
Les standards du marché ont évolué depuis 2020. Les outils de flex office ne sont plus de simples logiciels de desk booking, mais deviennent de véritables applications d’expérience collaborateur.
Aujourd’hui, les entreprises attendent de nombreuses fonctionnalités de ces solutions :
La dimension data devient de plus en plus prépondérante aujourd’hui, notamment pour les grandes entreprises en quête d’optimisation de leurs espaces de travail.
Au-delà des fonctionnalités pures, il y a trois critères essentiels à prendre en compte dans le choix du logiciel :
L’ergonomie du logiciel est sans doute le critère n°1 à évaluer, car elle conditionne l’adoption par vos équipes. Si l’outil n’est pas simple et agréable à utiliser, vos collaborateurs ne l’utiliseront pas et il sera alors d’aucune utilité.
Avant de déployer une solution, prenez le temps de demander une démonstration pour vous assurer que la navigation est intuitive.
Dans la continuité du critère de simplicité, le logiciel doit être facilement accessible depuis votre outil de communication interne (Teams, Slack…). Si la solution devient un « outil en plus » à utiliser, soyez certain que les collaborateurs ne l’utiliseront pas.
De même, il peut être judicieux de sélectionner une solution synchronisée avec votre SIRH, afin d’éviter la double saisie pour les équipes (les absences descendent et remontent du SIRH vers la solution).
Enfin, ne négligez pas la conduite du changement. L’introduction d’un nouvel outil utilisé quotidiennement par les équipes n’est pas une mince affaire : il faut que vous puissiez compter sur l’éditeur du logiciel pour vous aider à former et embarquer les collaborateurs.
Dans cette continuité, privilégiez une solution dont l’équipe support est basée dans le même pays que votre entreprise, pour éviter les réponses tardives et approximativement traduites.
Deskare est une plateforme française spécialisée dans la gestion des espaces de travail flexibles.
Le logiciel permet notamment :
Ses principaux avantages sont :
La plateforme d’expérience collaborateur est conçue pour les PME et grandes entreprises, en quête d’un outil complet pour gérer le workplace.
Envoy est une solution américaine qui couvre plusieurs besoins workplace.
Elle est notamment reconnue pour :
L’outil est idéal pour les organisations globales avec des besoins complexes.
Flowee mise sur la simplicité.
L’outil permet :
Il est particulièrement plébiscité par les petites structures qui recherchent des fonctionnalités basiques.
Lucca Office s’intègre dans la suite RH Lucca.
Ses points forts :
Le logiciel est très pertinent pour les entreprises déjà équipées du SIRH Lucca, qui souhaitent y ajouter le desk booking.
Officely est directement intégré à Slack.
Ses avantages :
La plateforme américaine séduit principalement les organisations qui utilisent l’outil de communication Slack.
Le flex office transforme profondément l’organisation du travail. Mais sans outil adapté, il devient rapidement difficile à piloter. Les logiciels de gestion du flex office permettent de structurer les usages, d’améliorer l’expérience collaborateur et d’optimiser les espaces, tout en contribuant au pilotage de la performance de l’entreprise.
Face à un marché en pleine croissance, les entreprises doivent choisir des solutions capables d’aller au-delà de la simple réservation. Les outils qui combinent simplicité, data et vision globale du workplace sont aujourd’hui les plus pertinents pour accompagner les organisations dans la durée.
Un outil de gestion du flex office est un logiciel qui permet de réserver des bureaux, organiser les espaces de travail et analyser leur utilisation. Il aide les entreprises à structurer le travail hybride et à optimiser leurs bureaux.
Les meilleurs outils de flex office en 2026 incluent Deskare, Envoy, Flowee, Lucca Office et Officely. Le choix dépend du niveau de maturité de l’entreprise, des fonctionnalités attendues et de l’intégration avec les outils existants. Pour les PME et grandes entreprises, Deskare apparaît comme la solution la plus complète et la plus sécurisée du marché, avec un fort taux d’adoption chez les collaborateurs (95 %).
Le flex office est un mode d’organisation sans bureau attitré, tandis que le desk booking est un outil qui permet de réserver un poste de travail. Le desk booking est donc une fonctionnalité essentielle du flex office.
Le prix d’un logiciel de flex office varie selon les fonctionnalités et la taille de l’entreprise. La plupart des solutions sont proposées en SaaS, avec un tarif mensuel par utilisateur ou par poste.
Pour choisir un outil de flex office, il faut analyser plusieurs critères : simplicité d’utilisation, fonctionnalités, intégrations, capacité d’analyse des données et accompagnement proposé par l’éditeur.
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