Les mentions obligatoires sur vos factures quand on est coach ou thérapeute : guide pratique

Factures, site web, mentions légales… En tant que coach ou thérapeute, la gestion administrative peut vite devenir un casse-tête. Pourtant, le respect de ces obligations est essentiel pour sécuriser votre activité et asseoir votre crédibilité professionnelle. Alors, quelles informations doivent absolument figurer sur vos documents mais aussi sur votre site internet ? Comment vous mettre en conformité simplement et éviter les risques ? On vous guide pas à pas !

Les factures, un document essentiel pour votre activité de coach ou thérapeute

Pourquoi est-il si important de bien rédiger ses factures ?

Une facture, ce n'est pas juste un bout de papier. C'est la preuve officielle de la prestation que vous avez réalisée pour votre client, un document essentiel tant sur le plan juridique que comptable. De plus, une facture claire et bien faite renforce votre image de professionnel et met vos clients en confiance.

D'une part, bien facturer vous aide à suivre votre chiffre d'affaires, ce qui est indispensable pour gérer votre activité. D'autre part, côté juridique, une facture en règle vous protège en cas de problème (comme un retard de paiement). 

Notre conseil : prenez cette étape très au sérieux pour faire valoir vos droits si besoin.

Quelles sont les informations qui doivent absolument figurer sur vos factures ?

Plusieurs informations doivent absolument figurer sur vos factures. Vous devez :

• Indiquer vos informations complètes : nom, prénom, adresse professionnelle ainsi que la mention "EI" ou "Entreprise Individuelle" si cela correspond à votre statut ;
• Ajouter vos numéros d'identification (comme le SIREN/SIRET) ;
• Mentionner les coordonnées complètes de votre client et attribuez à chaque facture un numéro unique et séquentiel ;
• Différencier clairement la date de la facture de celle de la prestation, en détaillant précisément le type de séance, sa durée et les objectifs.

Par ailleurs, n'oubliez pas d'indiquer le prix hors taxes de la prestation, le total à payer et, si vous n'êtes pas soumis à la TVA, la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Enfin, précisez les modalités de paiement en indiquant la date limite, les moyens acceptés et les pénalités prévues en cas de retard.

Votre site web, la vitrine numérique de votre cabinet

De quoi parle-t-on exactement avec les mentions légales et la politique de confidentialité ?

Les mentions légales servent à indiquer clairement qui se cache derrière le site, assurant ainsi une transparence indispensable pour vos visiteurs. Ensuite, la politique de confidentialité explique comment vous gérez les données personnelles, depuis leur collecte jusqu'à leur protection.

Bon à savoir : ces deux pages doivent être faciles à trouver, souvent accessibles via un lien dans le "footer" de chaque page de votre site. Ce n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi un excellent moyen de renforcer la confiance de vos visiteurs.

La liste exhaustive des mentions obligatoires pour le site d'un indépendant

Plusieurs mentions doivent obligatoirement apparaître sur votre site. Vous devez :

• Indiquer clairement qui vous êtes : nom, prénom, adresse postale, e-mail…  ;
• Préciser votre statut juridique (par exemple, entreprise individuelle) avec votre numéro SIREN ;
• Pour une profession réglementée, ajouter votre titre officiel, l'organisme qui vous l'a accordé et un lien vers les règles de la profession ;
• Mentionner les coordonnées complètes de l'hébergeur de votre site et, si nécessaire, celles du médiateur de la consommation.

Pour plus de détails sur les mentions obligatoires à intégrer à votre site internet, vous pouvez consulter directement cet article complet de Elles Sont Meraki.

Comment se conformer au RGPD en tant que coach ou thérapeute ?

Un bandeau cookies est obligatoire pour obtenir le consentement de vos visiteurs avant d'installer des traceurs. De plus, veillez à sécuriser vos formulaires de contact afin de protéger les informations personnelles que vos futurs clients vous confient.

Votre politique de confidentialité doit expliquer simplement quelles données vous collectez, pourquoi, et combien de temps elles seront conservées. 

Le saviez-vous : les utilisateurs ont le droit de consulter, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment.

Des obligations légales à la mise en pratique : nos conseils pour être en règle

Étape par étape : comment créer une facture conforme sans y passer des heures

Dans un premier temps, choisissez le bon outil : un simple modèle sur Excel peut suffire ou, alternativement, optez pour un logiciel de facturation adapté. Ensuite, créez un modèle de facture contenant toutes vos informations fixes, ce qui vous fera gagner un temps précieux.

• Utilisez un système de numérotation simple et logique pour éviter toute confusion ;
• Relisez systématiquement vos factures avant de les envoyer pour prévenir toute erreur ;
• Adoptez un processus de vérification régulier afin de rester toujours en conformité.

Attention toutefois : une facture non conforme peut entraîner des conséquences financières importantes.

Quels sont les risques concrets en cas d'oubli ou d'erreur ?

Une facture en infraction peut vous coûter cher : l'amende peut atteindre jusqu'à 75 000 €. Cela représente une somme considérable qui peut sérieusement compromettre votre activité. De même, un site dépourvu de mentions légales est passible de sanctions lourdes, pouvant aller jusqu'à un an de prison et 75 000 € d'amende.

En outre, le non-respect du RGPD expose à d'importantes amendes de la part de la CNIL. Au-delà des implications financières, votre réputation professionnelle est en jeu, avec le risque de perdre la confiance de vos clients.

Quand et pourquoi envisager de se faire accompagner ?

Il peut être judicieux de solliciter l'aide d'un spécialiste en comptabilité pour vérifier la conformité de vos factures et vous conseiller sur les aspects fiscaux ou le choix de votre statut. Par ailleurs, pour la partie légale de votre site web, un juriste ou un avocat pourra élaborer des mentions légales et une politique de confidentialité adaptées à votre situation.

Investir dans l'accompagnement d'un professionnel, que ce soit en personne ou en ligne, c'est gagner du temps et vous prémunir contre des erreurs coûteuses, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur l'accompagnement de vos clients vers le bien-être.