⚡️Les délais de paiement quand on est freelance 🧑🏽‍💻

Comment éviter de se retrouver dans le rouge ? 

En tant qu'indépendant, plusieurs pratiques sont à adopter pour ne pas être en difficulté financière. Que vous soyez débutant ou expérimenté, des bonnes habitudes sont à prendre !

5 solutions freelance pour gérer correctement son budget : 

1. Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle : il est obligatoire pour les micro-entreprises, EURL et SASU d’ouvrir un compte destiné aux flux financiers professionnels. Consultez notre guide de statuts freelance si vous hésitez encore. 
2. Tenir vos comptes : soyez à cheval sur le suivi de votre activité financière. L’irrégularité des revenus freelance doit vous inciter à gérer correctement votre budget tout en anticipant les mois creux. Optez pour l’utilisation d’une application de gestion comptable Qonto par exemple.
3. Anticipez vos charges : le montant de vos impôts et de vos charges doit être connu ou estimé. Cela vous évitera les mauvaises surprises. Si vous avez les moyens, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable. 
4. La règle d’un budget équilibré : pour une gestion efficace, optez pour la règle 50/30/20. Ainsi, vous allouez 50% pour vos besoins (dépenses obligatoires, coûts fixes…), 30% pour vos centres d'intérêts (voyages, restaurants, sports…) et 20% pour l’épargne. 
5. Épargnez : selon vos capacités, essayez de mettre de côté une somme égale à 6 mois de salaire afin de pallier les irrégularités de revenus le cas échéant. 

⚠️  À noter : Si vous souhaitez anticiper vos charges, utilisez notre simulateur de revenus freelance.

Le décalage de trésorerie est un risque tant pour les freelances avérés que pour les débutants. Il est important d’adopter les bonnes pratiques pour éviter de se retrouver dans une telle situation. 

5 solutions pour éviter le décalage de trésorerie en freelance : 

1. Prévoir un fond de roulement : il correspond au décalage de trésorerie provenant de la différence entre les recettes et les dépenses. C’est ainsi un besoin de financement à court-terme afin de pallier les décalages de revenus. 
2. Demander des acomptes : prudence est de mise, les acomptes permettent de sécuriser la relation entre le client et le freelance. C’est un engagement du client qui apporte à l’indépendant une protection supplémentaire.
3. Mettre en place un escompte commercial : il donne la possibilité au freelance d’opérer une remise sur le prix final en échange d'un paiement comptant par le client. Il permet de sauver les besoins en trésorerie le cas échéant. 
4. Prévoir une assurance contre les impayés : de nombreux sites proposent cette protection freelance. Shine, la néo-banque, propose à ses clients professionnels une assurance pour les impayés. 
5. Définir un contact de facturation référent : l’impayé peut relever d’un oubli. En amont de votre mission, demandez à votre client un contact en cas d’impayé. Cela accélèrera le processus et les deux parties gagneront du temps. 

Le délai de paiement est un sujet devant être abordé avant le début d’une mission freelance. 

Selon le Code du Commerce, plusieurs délais de paiement sont possibles : 

• Un délai de 30 jours à compter de l’achèvement de la prestation de service 
• Un délai convenu entre le client et le freelance inférieur ou égal à 60 jours à compter de la date de facturation 
• Un délai dérogatoire de 45 jours à compter de la fin du mois, au cours duquel la facturation a eu lieu 

Vous pouvez réduire le délai de paiement grâce à deux solutions : 

• Paiement comptant : obligation pour le client de payer le jour même de l’achèvement de la prestation
• Paiement à réception : délai minimum d’une semaine, incluant le temps de réception de la facture 

⚠️  À noter : Précisez bien ces modalités dans vos conditions générales de ventes (CGV) et sur la facture. 

Non-respect des délais de paiement freelance : quelles sanctions ? 

• Amende administrative : amende d’un maximum de 75 000€ pour une personne physique et de 2 millions pour une personne morale. Cette sanction est théorique et il est souvent difficile d’obtenir réparation par ce biais. 
• Pénalités de retard : mise en place en amont de la fixation de ces pénalités et qui s'effectue en lien avec le taux directeur de la BCE, majoré de 10 points. Veillez à préciser les modalités relatives aux pénalités de paiement dans vos CGV et factures. 
• Indemnité compensatoire : versement d’une indemnité compensatoire fixée à 40€ payée le premier jour suivant l’échéance de la facture. Veillez à préciser les modalités relatives aux indemnités forfaitaires de compensation des frais de recouvrement dans vos CGV et factures. 

• Clarté et transparence des tarifs : annoncez un TJM fixe dès le premier contact avec votre client. Annotez bien vos devis pour éviter tout malentendu. Si vous constatez une zone de floue, n’hésitez pas à prendre l’initiative d’en parler.
• Demandez un acompte : c’est un moyen de se protéger mais aussi de vérifier que le client détient une trésorerie suffisante pour vous payer. Un paiement 100% en avance peut être négocié contre un abaissement du TJM freelance par exemple. 
• Devis et factures : avant de commencer une prestation de service, une entente sur le devis est primordiale. Cela permet de clarifier la nature de la prestation ainsi que le prix et les modalités. 
• CGV et contrats : pensez à rédiger des CGV pour vous protéger juridiquement. Vous pouvez également produire des contrats en indiquant des clauses de confidentialité, de non-concurrence, compromissoire et de propriété intellectuelle le cas échéant. 
• Procédures de rappel : dès le délai de 30 jours ou 60 jours dépassé, il est impératif de relancer votre client. N’hésitez pas à utiliser des outils SaaS tel que Acasi pour vous envoyer des rappels. 

Vous pouvez à un moment ou un autre rencontrer des problèmes de paiement. Plusieurs solutions s'offrent à vous lorsque vous vous retrouvez dans une telle situation. La prochaine fois, essayez d'anticiper au maximum en rédigeant correctement vos contrats et vos factures. Renseignez-vous également sur votre client. 

N'hésitez pas à tenter les solutions ci-dessous : 

1. Relancer le client : envoi d’un e-mail cordial accompagné de la facture. 
2. Passer un appel téléphonique : dans le cas où vous êtes assez à l’aise avec votre client, n’hésitez pas à employer cette méthode plus directe. Vous serez assuré de recevoir une réponse. 
3. Mettre en pause la mission : vous pourrez agir de cette manière dans le cas où vous êtes sur un engagement long-terme. Votre mission se découpe alors en plusieurs axes et donc sûrement  plusieurs paiements. Si vous ne recevez pas un de vos paiements à temps, faites pression et mettez en pause votre mission. 

Tentez de passer à la vitesse supérieure si les 3 solutions précédentes ont échoué : 

• Courrier recommandé : procédez à une mise en demeure, une interpellation amiable par lequel un créancier demande à un débiteur d’exécuter ses obligations. 

• Faire appel à une société de recouvrement : cela évite au freelance de perdre plus de temps. 

La procédure est simple : 

Création du dossier sans minimum de créance, procédure de relance et en cas d’échec la dimension communautaire prend le dessus - un signalement est effectué sur leur annuaire de recouvrement visible par tous.

Exemple de société de recouvrement : 

Des sociétés telles que Ruby Payeur permettent, via une procédure rapide, un recouvrement amiable. Si ce dernier est un succès, Ruby Payeur prend une commission de 8 à 10%. Les pénalités de retard peuvent pallier cette commission donc n’oubliez pas de les mentionner sur votre facture !

Avec Aria, une solution freelance, les problèmes de trésorerie peuvent être lissés sans difficulté. 

1. Elle permet aux freelances de recevoir leurs rémunérations dès l’achèvement de la mission, sans délai ! 
2. Les irrégularités de salaire freelance sont parfois difficiles à gérer. Aria propose de verser un salaire fixe à chaque freelance inscrit.  

Comment est-ce possible ? 

1. Aria avance les fonds nécessaires pour payer les freelances tout en accordant un délai de remboursement aux entreprises.
2. Si le freelance n’a pas atteint son salaire prévu, Aria avance jusqu’à 45% du revenu mensuel de l’indépendant. Cette avance devra être remboursée par le freelance dans les prochains mois. 

Ainsi plusieurs garanties sont proposées par la plateforme SaaS Aria : 

• Paiement en 24 heures : confirmation de crédits instantanées
• Stabilité et limites extensibles : API conçue pour la gestion des paiements et des crédits à grande échelle
• Taux d’acceptation le plus élevé : 99% pour les entreprises et 90% pour les PME
• Conformité à la réglementation : protection à 100% contre les défauts de paiement